aEKS, Belege im digitalen Archiv

Rund um Selbstständigkeit unter ALG II.
HarzerUrvieh
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aEKS, Belege im digitalen Archiv

#1

Beitrag von HarzerUrvieh » Mi 16. Jan 2019, 16:24

Hallo zusammen,

ich habe vor kurzem die Aufforderung erhalten, meine Belege für einen abgelaufenen BWZ einzureichen. Einreichen meint doch, ich gebe die Belege dort ab, richtig?

Wie mache ich das denn, wenn ich für die Buchführung ein digitales Archiv gem. GoBD nutze?

Kann ich z.B. mit meinem Tablet im JC aufschlagen und sagen: "So, da bin ich und hier sind die Belege drin. Mit Wischgesten können sie sich einen nach dem anderen ansehen. Kann ich mich so lange hier hinsetzen?..."

Oder muss ich den Stapel drucken, nach Kostenübernahme, und in Papierform einreichen?

Ich weiß, das Thema ist schon in verschiedenen Varianten durchgekaut worden, aber "digital" habe ich noch nicht gefunden.

Vielen Dank für eure Unterstützung.

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Koelsch
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Re: aEKS, Belege im digitalen Archiv

#2

Beitrag von Koelsch » Mi 16. Jan 2019, 16:30

:1: :1:

Biete doch an, das als pdf-Datei einzureichen
Frei nach Hanns-Dieter Hüsch, ist der Kölner überhaupt zu allem unfähig. Er weiß nix, kann aber alles erklären.
Deshalb kann von mir keine Rechtsberatung erfolgen, auch nicht per e-mail oder PN.

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Re: aEKS, Belege im digitalen Archiv

#3

Beitrag von HarzerUrvieh » Mi 16. Jan 2019, 16:36

Na ja, ich will ja nicht zuviel dort einreichen. Ich würde gerne "nur" vorlegen, temporär. Das geht wohl nicht, oder?

Als pdf-Datei einreichen setzt voraus, dass ich in der Datei alles mögliche schwärze. Da würde ich eher ausdrucken, den dicken Filzstift ansetzen, scannen und erneut drucken. EDV zu Fuss, aber deutlich schneller...

Isch hann kinn Zick för sujett ;-)

Olivia
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Re: aEKS, Belege im digitalen Archiv

#4

Beitrag von Olivia » Mi 16. Jan 2019, 17:01

HarzerUrvieh hat geschrieben:
Mi 16. Jan 2019, 16:36
Da würde ich eher ausdrucken, den dicken Filzstift ansetzen, scannen und erneut drucken. EDV zu Fuss, aber deutlich schneller...
Da erhebliche Rechtsfolgen an der fristgerechten Abgabe einer gültigen und vollständigen EKS hängen, würde ich Dir das empfehlen.

Sonst könnte folgendes sein, ich konstruiere mal: Du lässt das Jobcenter Einblick ins Tablet nehmen, wenn sie sich darauf einlassen sollten. Die Sachbearbeitung vergisst dann aber leider, einen Vermerk anzulegen, dass die Belege zur Einsicht vorgelegen haben. Ein abschliessender Bescheid wird erst einmal nicht erstellt und aus Versehen wird die Angelegenheit dauerhaft vergessen. Jahre später wird eine interne Revision im Jobcenter vorgenommen. Der Revisor kommt zu dem Ergebnis, dass in dem beanstandeten Fall keine Belege vorgelegt wurden und da auch kein abschliessender Bescheid erstellt wurde, dieser noch rauszuschicken ist. Es folgt ein Bescheid mit einer vollständigen Rückforderung aller Leistungen, da keine Hilfebedürftigkeit vorgelegen habe. Aufgrund einer Datenpanne und/oder Anbieterpleite ist die dann etliche Jahre alte PDF-Datei mit den Belegen aber beim eLB nicht mehr vorhanden, ein Archivzugriff nicht mehr möglich und die Originalbelege entsorgt. Und dann?

Einige eLB hier im Forum haben kürzlich endgültige Bescheide für die Jahre 2008, 2009 und 2010 erhalten!

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Re: aEKS, Belege im digitalen Archiv

#5

Beitrag von HarzerUrvieh » Mi 16. Jan 2019, 17:17

#4
...die Sachbearbeitung vergisst...

Neee, die Sachbearbeitung quittiert mir die Einsicht und Prüfung aller notwendigen Dokumente usw... Das ist doch logisch, wie bei der Abgabe gedruckter Dokumente....

Vorher gehe ich da nicht raus (ich nehme genug Nahrung mit) :-)

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marsupilami
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Re: aEKS, Belege im digitalen Archiv

#6

Beitrag von marsupilami » Mi 16. Jan 2019, 17:21

Warum nicht einfach so hinschreiben?

Weil ich für das Finanzamt nur ein digitales Archiv gemäß GoBD führe, kann ich Ihnen leider nur anbieten ....

Den Link dazu setzen
https://www.bundesfinanzministerium.de/ ... -GoBD.html

und dann mal schauen, was kommt.
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Re: aEKS, Belege im digitalen Archiv

#7

Beitrag von HarzerUrvieh » Mi 16. Jan 2019, 17:31

JA, ich schreibe schon. Werde berichten...

Danke!

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Re: aEKS, Belege im digitalen Archiv

#8

Beitrag von jcgeschaedigter » Fr 18. Jan 2019, 14:12

1.: Vorlage reicht. Das sollte auch per Tablet gehen. Kopien dazulassen ist nur notwendig, wenn ein großer Zeitaufwand erforderlich wäre. das sagt der Bundesdatenschutzbeauftragte. Das sollen die dir aber schriftlich begründen. Kopien natürlich schwärzen.
2.: Es ist relativ einfach, PDFs zu schwärzen. Geht z.B. mit Photoshop Elements. Mache ich auch immer so. PDFs reinladen, neue Ebene, diese mit Füllwerkzeug weiß einfärben und in den Hintergrund schieben, dann wieder neue Ebene, Textstellen markieren (bei mehreren - Shift Taste gedrückt halten), mit Füllwerkzeug grau/schwarz/wieauchimmer färben, als jpg/für Web speichern. Anschließend neues Textdokument mit so vielen Seiten wie dein PDF hat, die einzelnen jpg's einfügen, PDF draus machen - fertig.

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Re: aEKS, Belege im digitalen Archiv

#9

Beitrag von HarzerUrvieh » Fr 18. Jan 2019, 16:31

#8

zu 1: Vorlage reicht? Wirklich? Steht das irgendwo belastbar geschrieben? Würde mich sehr freuen. Aber warum schreibt das JC dann immer: "einreichen"?

zu 2: ich kann im pdf-Dokument per Adobe Acrobat ... schwärzen, das dauert eeeewig, finde ich. Kann aber auch an der Leistungsfähigkeit meines Rechners liegen. Der schmiert dabei gelegentlich ab...

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Re: aEKS, Belege im digitalen Archiv

#10

Beitrag von friys » Fr 18. Jan 2019, 16:51

#9
Adobe Software frisst i. d. R. ordentlich Systemressourcen. Mit dem " PDF-XChange Viewer" (auch Portable Version) geht das Schwärzen ressourcenarm und schnell. Menüleiste > Werkzeuge > Anmerkungen > Rechteck ...

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Re: aEKS, Belege im digitalen Archiv

#11

Beitrag von HarzerUrvieh » Fr 18. Jan 2019, 17:06

Wissen macht Aah. Ok, dann liegt es wohl an Adobe bzw. der Rechnerleistung. Also gucke ich mal nach ´ner Alternative.

Bleibt die Frage, zu "vorlage oder abgeben (einreichen)"

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Re: aEKS, Belege im digitalen Archiv

#12

Beitrag von Koelsch » Fr 18. Jan 2019, 17:09

Anbieten würde ich zunächst mal Vorlage
Frei nach Hanns-Dieter Hüsch, ist der Kölner überhaupt zu allem unfähig. Er weiß nix, kann aber alles erklären.
Deshalb kann von mir keine Rechtsberatung erfolgen, auch nicht per e-mail oder PN.

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Re: aEKS, Belege im digitalen Archiv

#13

Beitrag von marsupilami » Fr 18. Jan 2019, 17:11

Dann aber nicht vergessen, eine Schutz auf das pdf-Dokument legen!
Öffnen und lesen darf man/vrau - bearbeiten, drucken etc. eben nicht.
Sonst kann ich oder jemand anderer die Rechtecke beiseite schieben, löschen etc.

Übrigens, wir haben da eine Rubrik "Rund um Forum, PC und Web".
Die wiederum ist unterteilt in "Bekanntmachungen" und "Themen".
In letzterer wiederum sind ein paar Anleitungen - ich glaube, es lohnt sich, da mal zu stöbern. :unschuld:
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Re: aEKS, Belege im digitalen Archiv

#14

Beitrag von HarzerUrvieh » Fr 18. Jan 2019, 17:26

#13

ja, wenn ich dann ein pdf-Dokument dort abgeben soll, dann ist das sicher nur einsehbar. Wenn möglich werde ich auch "undurchsuchbar" (kein OCR?) machen.

Oha, in der Rubrik habe ich noch nicht gestöbert. Ist aber eine Menge drin. Danke für den Wink!

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Re: aEKS, Belege im digitalen Archiv

#15

Beitrag von Olivia » Fr 18. Jan 2019, 17:28

marsupilami hat geschrieben:
Fr 18. Jan 2019, 17:11
Dann aber nicht vergessen, eine Schutz auf das pdf-Dokument legen!
Öffnen und lesen darf man/vrau - bearbeiten, drucken etc. eben nicht.
Sonst kann ich oder jemand anderer die Rechtecke beiseite schieben, löschen etc.
PDF online entsperren: https://online2pdf.com/de/pdf-entsperren

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Re: aEKS, Belege im digitalen Archiv

#16

Beitrag von marsupilami » Fr 18. Jan 2019, 17:36

Hast Du wieder schwarze Farbe gefunden?

Dann halt die Dokumente als jpg einscannen, abfotografieren und - als .pdf umgewandelt in die eigene Buchhaltung integrieren.
Mit Bildbearbeitungsprogramm das jpg "schwärzen" - d.h. entsprechende Daten radieren - und dann entweder so oder ebenfalls als pdf umgewandelt dem JC "vorlegen".

Das ist ja aber genau der Angriffspunkt: man/vrau muss wirklich im wahrsten Sinne des Wortes doppelte Buchführung machen und vorhalten, um einerseits das JC zufriedenzustellen und andererseits keine Verstöße gegen den Datenschutz zu fabrizieren und womöglich dafür belangt zu werden.
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Re: aEKS, Belege im digitalen Archiv

#17

Beitrag von HarzerUrvieh » Fr 18. Jan 2019, 17:41

Ich dachte, der Eimer ist eingetrocknet?

Also, vielleicht versuche ich es mit der "Einsicht" in mein Tablet. Ein pdf-Dokument werde ich wohl nicht verschicken. Dann lieber einen Wald bedrucken, wie im Mittelalter. Das dürfte dann aber vom JC erstattet werden.

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Re: aEKS, Belege im digitalen Archiv

#18

Beitrag von jcgeschaedigter » Fr 18. Jan 2019, 18:07

HarzerUrvieh hat geschrieben:
Fr 18. Jan 2019, 17:41
Ich dachte, der Eimer ist eingetrocknet?

Also, vielleicht versuche ich es mit der "Einsicht" in mein Tablet. Ein pdf-Dokument werde ich wohl nicht verschicken. Dann lieber einen Wald bedrucken, wie im Mittelalter. Das dürfte dann aber vom JC erstattet werden.
Du kannst die Kosten fürs Kopieren/Ausdrucken in der EKS geltend machen. Direkt erstattet bekommst du das Geld nicht.

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Re: aEKS, Belege im digitalen Archiv

#19

Beitrag von HarzerUrvieh » Fr 18. Jan 2019, 18:22

#18
neneneeee.

Die Kosten kann ich nicht in der aEKS geltend machen. Wie denn? Ich kann ja schlecht die aEKS abgeben, dann Kosten verursachen, und dann nachträglich diese Kosten in die aEKS schreiben. Und das ganze dann bitte noch 8 Monate nach dem Ende des BWZ...

Nachtrag:
und so oder so, ich muss das Geld für Papier, Toner und Co erst einmal haben, bevor ich es dem JC vorstrecken könnte. Den zeitlichen Aufwand auch. Unabhängig davon, ob ich Leistungen beziehe oder nicht.

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Re: aEKS, Belege im digitalen Archiv

#20

Beitrag von Olivia » Fr 18. Jan 2019, 18:33

Hast Du denn keinen Folge-BWZ mehr, wo Du die Kosten unterbringen kannst?

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Re: aEKS, Belege im digitalen Archiv

#21

Beitrag von HarzerUrvieh » Fr 18. Jan 2019, 18:52

Im Moment schon, aber nach dem irgendwann letzten BWZ eben nicht mehr.

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Re: aEKS, Belege im digitalen Archiv

#22

Beitrag von Olivia » Fr 18. Jan 2019, 20:13

Dann tu doch die Kosten in den laufenden BWZ mit rein. Gehst Du später direkt aus der Hilfebedürftigkeit raus?

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Re: aEKS, Belege im digitalen Archiv

#23

Beitrag von friys » Sa 19. Jan 2019, 10:59

Olivia hat geschrieben:
Fr 18. Jan 2019, 17:28
PDF online entsperren: https://online2pdf.com/de/pdf-entsperren
100% digitale Sicherheit gibt es nicht. Wissen wir alle.

Aber so einfach und schnell, wie es das 'PDF Unlock Tool' anpreist, geht's denn doch nicht. Zumindest nicht bei meinen PDFs.

Test halber habe ich zwei durchsuchbare PDF/A (128- und 256-Bit Verschlüsselungstiefe) erstellt. Jedes mittels Passwort geschützt vor "Bearbeitung" und "Öffnen/Lesen".

Dem o. g. online2pdf Tool ist in keinem Fall das "Entsperren" gelungen.

Es kommt wohl darauf an, wie bzw. mit welchem Tool resp. "Druckertreiber" ein PDF erstellt und geschützt wird.

Ein Selbsttest, wie von @Olivia #15 "angeregt" ist es alle mal wert und stellt für mich kein schwarzmalen dar.

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Re: aEKS, Belege im digitalen Archiv

#24

Beitrag von HarzerUrvieh » Sa 19. Jan 2019, 11:30

#22
Wie soll ich denn die Kosten in den laufenden BWZ einbringen? Die vEKS ist im JC. In der aEKs müsste ich Belege dazu haben.

Das heißt, ich müsste für Papier, Toner und Co in Vorleistung gehen. Gehen wir mal davon aus, dass dies geht. Dann bleibe ich immer noch auf sehr vielen unbezahlten Arbeitsstunden sitzen. Jetzt kann man ja behaupten, dies ist meine Bürgerpflicht, als ehem. Leistungsempfäner. Aber was, wenn ich deshalb mein Geschäft nicht am laufen halten kann und wieder Leistungsempfänger werde? Ist doch sinnbefreit das Ganze...

P.S.: das Thema pdf-Dokumente ist für mich erledigt. Das JC darf auf meinen Bildschirm gucken oder sich das bedruckte Papier ansehen.
Abgesehen davon; ich glaube nicht, dass die JCs oder die BA sich mit einem kolo Onlinetool behelfen muss.

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Re: aEKS, Belege im digitalen Archiv

#25

Beitrag von Koelsch » Sa 19. Jan 2019, 11:40

Deine "EKS-Arbeitszeit" ist leider Dein Privatvergnügen. Die wirst Du nicht geltend machen können.
Frei nach Hanns-Dieter Hüsch, ist der Kölner überhaupt zu allem unfähig. Er weiß nix, kann aber alles erklären.
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